Was als Maßnahme genügt
Die Verordnung schreibt kein Format vor. Kein Zertifikat, keine Prüfung, keine Mindeststundenzahl, kein anerkannter Anbieter. Sie verlangt, dass du dich um die Sache kümmerst und dass das zum Risiko deiner Systeme passt. Genau diese Offenheit macht viele nervös, obwohl sie eigentlich eine Erleichterung ist. Seit der Neufassung vom 27. Juli 2026 steht sogar ausdrücklich im Artikel, dass du für niemanden ein bestimmtes Niveau garantieren musst.
Der Maßstab kommt aus dem eigenen Betrieb
Wie viel du tun solltest, hängt laut Artikel 4 davon ab, welche Vorkenntnisse die Leute mitbringen, wofür die Systeme eingesetzt werden und wen sie betreffen. Ein Werkzeug, das Werbetexte vorschlägt, verlangt weniger als eines, das Bewerbungen vorsortiert. Beim Sortieren von Bewerbungen reden wir über Entscheidungen mit Folgen für Menschen, und dort steigt der Anspruch deutlich.
Daraus folgt etwas Angenehmes für kleine Betriebe. Wer nur einen Textassistenten benutzt, braucht keine Schulungsreihe. Er braucht Leute, die wissen, dass das Werkzeug Dinge erfindet, dass Kundendaten nicht ungeprüft hineingehören und wer im Zweifel gefragt wird.
Was du aufschreiben solltest
Der Punkt, an dem es in der Praxis scheitert, ist nicht die Schulung. Es ist die Frage, was du bei einer Nachfrage vorlegst. Ein Aktenordner ist dafür nicht nötig, zwei Seiten reichen, aber sie müssen existieren.
Sinnvoll ist eine Liste, welche KI-Werkzeuge im Betrieb tatsächlich laufen. Gemeint sind die, die wirklich benutzt werden, und das deckt sich erfahrungsgemäß schlecht mit dem, was einmal eingekauft wurde. Dazu für jedes Werkzeug, wer damit arbeitet und wofür. Dann, was diese Leute dazu erfahren haben, mit Datum. Und schließlich eine kurze Regel, was mit dem Werkzeug erlaubt ist und was nicht.
Wenn dieses Papier existiert und halbwegs stimmt, hast du mehr in der Hand als die meisten Betriebe, die ein Online-Zertifikat gekauft haben und nicht wissen, welche Werkzeuge in ihrer Buchhaltung laufen.
Was die EU-Kommission selbst dazu sagt
Die Kommission hat am 27. Juli 2026 eigene FAQs zu Artikel 4 veröffentlicht und bestätigt darin genau das. Kein Zertifikat, keine feste Formel, sondern ein Rahmen aus vier Schritten. Erst das allgemeine Verständnis sichern, dann die eigene Rolle klären, dann das Risiko der eingesetzten Systeme einschätzen und die Maßnahme danach zuschneiden. Als Nachweis reichen interne Aufzeichnungen, ein spezielles Zertifikat verlangt die Kommission ausdrücklich nicht.
Der Fehler, den man leicht macht
Viele fangen bei der Schulung an und hören dort auf. Dann liegt ein Teilnahmenachweis im Schrank, während drei Abteilungen Werkzeuge benutzen, die in keiner Übersicht stehen. Die Bestandsaufnahme ist die eigentliche Arbeit. Sie ist unspektakulär und niemand verkauft sie dir gern, weil man daran wenig verdient.
Zurück zu der Frage, was ein Verstoß kostet
Keine Rechtsberatung. Dieser Text gibt allgemeine Informationen wieder und ersetzt keine Prüfung deines Einzelfalls. Maßgeblich ist der amtliche Text der Verordnung (EU) 2024/1689. Bei Unsicherheit wende dich an einen Rechtsanwalt.